Συστημική προσέγγιση στην ανάλυση εργασιών Διεύθυνσης Υπουργείου με χρήση λογισμικών συστημικής δυναμικής

Abstract

Η συγκεκριμένη μεταπτυχιακή διατριβή έχει ως κύριο σκοπό την εφαρμογή συστημικών μεθοδολογιών και εργαλείων με στόχο τον εντοπισμό προβλημάτων και τη βελτίωση και βελτιστοποίηση των λειτουργιών σε Διεύθυνση Ελληνικού Υπουργείου (πιο συγκεκριμένα στη Διεύθυνση Διά Βίου Μάθησης της Γενικής Γραμματείας Διά Βίου Μάθησης και Νεολαίας του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων). Οι Συστημικές Μεθοδολογίες που χρησιμοποιήθηκαν ήταν η Συστημική Μεθοδολογία Σχεδιασμού και Ελέγχου (DCSYM) και το Μοντέλο Βιώσιμου Συστήματος (VSM). Έγινε επίσης προσομοίωση του συστήματος χρησιμοποιώντας τα εργαλεία Vensim και AnyLogic, τα οποία βασίζονται στη Συστημική Δυναμική. Επιπλέον, η χρήση του συστημικού εργαλείου DCSYM (DCSYM Case Tool) μας επέτρεψε να αποτυπώσουμε τις λειτουργίες και επικοινωνίες της Διεύθυνσης ως σύστημα και να αναγνωρίσουμε τα προβλήματα που εμποδίζουν την εύρυθμη λειτουργία της. H εφαρμογή του Μοντέλου Βιώσιμου Συστήματος μας βοήθησε στη διάγνωση του οργανισμού και στην καλύτερη κατανόηση της δομής και των στοιχείων του, ώστε να καταλήξουμε στο αν είναι δυνατόν να επιβιώσει σε ένα πολύπλοκο επιχειρησιακό περιβάλλον. Στη συνέχεια αναγνωρίζοντας σωστά τα προβλήματα στο σύστημα, προτείναμε βελτίωση του συστήματος, αποτυπώνοντας τη νέα κατάσταση του συστήματος με το εργαλείο DCSYM Case Tool, και έγινε προσομοίωση των καταστάσεων πριν και μετά, ώστε να μετρηθεί η αποτελεσματικότητα της προτεινόμενης βελτίωσης χρησιμοποιώντας λογισμικά Συστημικής Δυναμικής (Vensim, AnyLogic). Το αποτέλεσμα ήταν η εξάλειψη των εσωτερικών προβλημάτων που εμπόδιζαν την απρόσκοπτη διεξαγωγή των υπηρεσιών, γεγονός που συνεπάγεται τη βελτίωση της Διεύθυνσης προς μελέτη και ακολούθως τη συνολική βελτίωση της Γενικής Γραμματείας λόγω του αντικτύπου που είχε η βελτίωση στο υπερσύστημα. Η μοντελοποίηση και στη συνέχεια η προσομοίωση των καταστάσεων του συστήματος μας επέτρεψε να αντλήσουμε χρήσιμα δεδομένα και να παρατηρήσουμε τη συμπεριφορά του συστήματος στον χρόνο, έχοντας ταυτόχρονα την ικανότητα να ελέγχουμε/αυξομειώνουμε μεταβλητές του συστήματος και να παρατηρούμε την αντίδραση και προσαρμογή του σε αυτές.