Ροή εργασιών συστήματος πληρωμών και τιμολογήσεων για εταιρεία ενεργειακών συμβούλων

Abstract

Σκοπός της μεταπτυχιακής αυτής διατριβής είναι η μελέτη, η μοντελοποίηση και μία πρώτη εκδοχή υλοποίησης ενός λειτουργικού πληροφοριακού διαχείρισης εντολών πληρωμής και τιμολόγησης για μια εταιρεία ενεργειακών συμβούλων («εταιρεία»). Στόχος του συγκεκριμένου συστήματος είναι, μεταξύ άλλων, να διευκολύνει την διεκπεραίωση διαδικασιών εντολοδότησης και τιμολόγησης ως προς την ταχύτητα και την ακρίβεια εκτέλεσής τους. Για την υλοποίηση και ολοκλήρωση των έργων της η «εταιρεία» ακολουθεί ένα πρωτόκολλο συνεννόησης. Αρχικά, ο «πελάτης» αναθέτει στην «εταιρεία» ένα μελετητικό έργο. Η «εταιρεία» με την σειρά της, οργανώνει και προτείνει μια πρώτη κοστολόγηση – μελέτη για το συγκεκριμένο έργο. Στην περίπτωση συμφωνίας από την μεριά του «πελάτη» και αποδοχής της πρότασης κοστολόγησης, η «εταιρεία» ξεκινά άμεσα την εκτέλεση του έργου. Ακολουθεί η ανάθεση σε υπεργολάβο/υπεργολάβους για τα μέρη τα οποία δεν μπορεί να εκτελέσει η ίδια. Κρίνεται επιβεβλημένη μία πλήρως ηλεκτρονική διαχείριση όλων των δεδομένων, από την αρχική πρόταση μέχρι την ολοκλήρωση. Με αυτόν τον τρόπο, ελέγχονται πιθανά λάθη και αποφεύγονται παρερμηνείες ή καθυστερήσεις. Επιπρόσθετα, μειώνονται οι δαπανούμενες εργατοώρες για τις συγκεκριμένες διεργασίες. Σημαντικό στοιχείο αποτελεί το γεγονός της ταυτόχρονης ενημέρωσης όσων εμπλέκονται στο έργο για την οποιαδήποτε εξέλιξη των διαδικασιών. Όλα τα στοιχεία των εξωτερικών φορέων (πελατών, εργολάβων, υπεργολάβων, κλπ) εισάγονται αυτόματα σε βάση δεδομένων με τη συμπλήρωση των κατάλληλων διαδικτυακών φορμών. Με αυτήν την τακτική, τα λογιστικά φύλλα, τυπώνονται απευθείας από την εφαρμογή, και είναι διαθέσιμα στους ενδιαφερόμενους και σε όσους έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης (πελάτες, υπεργολάβοι, ελεγκτές κλπ). Οι επεκτάσεις και ο έλεγχος των προς υλοποίηση έργων είναι ένα σημαντικό στοιχείο, καθώς η εφαρμογή μπορεί να παρακολουθεί διαδικτυακά οποιαδήποτε δραστηριότητα αφορά ένα έργο. Με βάση τις προαναφερθείσες δυνατότητες, η «εταιρεία» θα υπερτερεί έναντι των ανταγωνιστών της. Επιπλέον, ένα τέτοιο ηλεκτρονικό σύστημα, δύναται να αναβαθμιστεί εύκολα, ενσωματώνοντας νέες τεχνολογικές δυνατότητες που θα προκύψουν στο μέλλον. Οι δυνατότητες αυτές με την σειρά τους, θα καλύπτουν νέες μελλοντικές υπηρεσίες, οι οποίες πιθανόν να προκύψουν.