Ηλεκτρονική διαχείριση αλληλογραφίας

Abstract

Η συγκεκριμένη εργασία έχει ως σκοπό να παρουσιάσει την ανάλυση, σχεδιασμό και υλοποίηση ενός συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αλληλογραφίας/Εγγράφων (ΗΔΑ). Όπως αναφέρεται και στην ονομασία του, το ΗΔΑ διαχειρίζεται την αλληλογραφία ενός οργανισμού καθώς και τα ποικίλα έγγραφα που μπορεί να ανταλλάσσονται μεταξύ των μελών του. Η πρόσβαση στο σύστημα επιτυγχάνεται με την πιστοποιημένη είσοδο των χρηστών οι οποίοι διαθέτουν διακριτούς ρόλους. Οι ρόλοι αυτοί καθορίζουν και τα δικαιώματα που διαθέτουν οι χρήστες πάνω στις ενέργειες που μπορούν να εκτελέσουν μέσα στο περιβάλλον του συστήματος ΗΔΑ, οι οποίες εξαρτώνται από τις οργανωτικές μονάδες στις οποίες ανήκουν, όπως: Διοίκηση, Υποδιοίκηση, Κεντρική Διεύθυνση και Κατάστημα. Οι ρόλοι αυτοί είναι: Υπεύθυνος Πύλης Εισόδου, Υπεύθυνος Δρομολόγησης – Διεκπεραίωσης, Υπεύθυνος Διεύθυνσης Αλληλογραφίας και Διαχειριστής Συστήματος. Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά της συγκεκριμένης πλατφόρμας είναι η διακίνηση της πληροφορίας που αφορά κυρίως τη δρομολόγηση των διαφόρων εγγράφων από τη μία οργανωτική μονάδα σε άλλη. Τα έγγραφα μπορούν να διακριθούν είτε ανάλογα με τη ροή τους, είτε ανάλογα με το είδος τους. Διακρίνονται λοιπόν όσον αφορά τη ροή τους: σε Εισερχόμενα, Εξερχόμενα (Αναθέσεις) και Εσωτερικά. Αντιστοίχως αναφορικά με το είδος τους χαρακτηρίζονται σε: Υπηρεσιακό έγγραφο, Ειδική Οδηγία, Εγκύκλιος και Αίτηση Υπαλλήλου. Ανάλογα λοιπόν με τα χαρακτηριστικά ενός εγγράφου, μπορούν να καθοριστούν οι διάφορες διαδικασίες που πραγματοποιούνται πάνω σε αυτό και οι οποίες αναλύονται διεξοδικά στην παρούσα εργασία. Αυτές είναι η Διακίνηση των Εισερχόμενων, Εξερχόμενων και Εσωτερικών εγγράφων, η Δρομολόγησή τους και η Παρακολούθηση αυτών. Όσον αφορά το σχεδιασμό του συστήματος, βασίζεται στον Αντικειμενοστραφή Προγραμματισμό με σημαντικότερες τις οντότητες: Χρήστης (User), Οργανωτική Μονάδα (Organization Unit), Έγγραφο (Document), Ανάθεση Εγγράφου (Assignment), οι οποίες υλοποιούνται στις αντίστοιχες Java classes. Τεχνικού επιπέδου χαρακτήρα (utility classes) έχουν οι κλάσεις Document Database και User Database οι οποίες διαχειρίζονται την επικοινωνία με τη βάση δεδομένων. Οι παραπάνω οντότητες επικοινωνούν μεταξύ τους υλοποιώντας ποικίλες ροές εργασίας (work flows), οι οποίες συνιστούν τις βασικές λειτουργίες του συστήματος ΗΔΑ: Εισαγωγή Εγγράφου, Ανάθεση Εγγράφου, Έλεγχος Αναθέσεων και Ορισμός Δικαιωμάτων χρηστών. Η αρχιτεκτονική του συστήματος βασίζεται στο μοντέλο εξυπηρετητή – πελάτη (client – server). Η επικοινωνία μεταξύ τους επιτυγχάνεται με το γνωστό πρωτόκολλο επικοινωνίας του ιστού, HTTP, ενώ τα μηνύματα που ανταλλάσσουν υλοποιούν το πρωτόκολλο SOAP. Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια κεντρική βάση δεδομένων σε ξεχωριστό εξυπηρετητή. Η γλώσσα προγραμματισμού που χρησιμοποιήθηκε για τον πηγαίο κώδικα του συστήματος ήταν η Java Enterprise Edition 6, ενώ η βάση δεδομένων υλοποιήθηκε στην πλατφόρμα MySQL.