Μελέτη παραμετροποίησης συστήματος επιχειρηματικού προγραμματισμού πόρων στις ανάγκες εμπορικής επιχείρησης

Abstract

Το Ειδικό Κέντρο Εφοδιασμού Μονάδων Στρατού (ΕΚΕΜΣ) αποτελεί τη μεγαλύτερης δυναμικότητας εκμετάλλευση του Ελληνικού Στρατού. Βασική αποστολή του είναι ο εφοδιασμός των Μονάδων και των Υπηρεσιών του Στρατού που εδρεύουν στην ευρύτερη περιοχή του Λεκανοπεδίου Αττικής αλλά και η παροχή υπηρεσιών λιανεμπορίου, ευρείας κλίμακας, στους δικαιούχους επισκέψεως Στρατιωτικών Εξυπηρετήσεων. Στο συγκεκριμένο τμήμα, η δραστηριότητα που αναπτύσσεται από το ΕΚΕΜΣ δύναται να προσομοιαστεί, άμεσα, με αντίστοιχη ιδιωτικής επιχείρησης χονδρικού - λιανικού εμπορίου. Το γεγονός αυτό αποτέλεσε και το εναρκτήριο λάκτισμα μίας σειράς ενεργειών από την Ηγεσία και τα όργανα του ΕΚΕΜΣ, με στόχο την προσέγγισή του ως ανταγωνιστική επιχείρηση, δυνατή να διευρύνει της δυνατότητες και τη δραστηριότητά της. Στο πλαίσιο των ενεργειών αυτών, συγκαταλέγεται ο εκσυγχρονισμός τόσο των υλικοτεχνικών υποδομών όσο και των διαδικασιών για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Βήμα σταθμό στο δρόμο προς την ευρύτερη αναβάθμιση και κεντρικό άξονα επί του οποίου στηρίζεται κάθε περαιτέρω στρατηγική, αποτέλεσε η απόφαση αντικατάστασης της προηγούμενης υπάρχουσας εφαρμογής λογιστικής παρακολούθησης με ένα εκσυγχρονισμένο σύστημα επιχειρηματικού προγραμματισμού πόρων. Το εγχείρημα στο σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο δύναται να χαρακτηριστεί ως το πλέον πολυδιάστατο καθώς επηρεάζει σε καθοριστικό βαθμό όλα επιμέρους τμήματα της οικονομικής οντότητας. Ως εκ τούτου αποτελεί προτεραιότητα ο καθορισμός των αναγκών τις οποίες το νέο σύστημα καλείται να καλύψει καθώς επίσης και παραμετροποίησή του κατά τρόπω ώστε να επιτυγχάνεται η μέγιστη δυνατή αξιοποίηση των δυνατοτήτων του. Η παρούσα έρευνα λοιπόν, αποτελεί την έγγραφη προσέγγιση των διαδικασιών οι οποίες ξεκίνησαν με τη λήψη απόφασης αντικατάστασης του συστήματος, των πρώτων σταδίων λειτουργίας του μέχρι την τελική παραμετροποίησή του καθώς και του τρόπου χρήσης του συστήματος στην παρούσα φάση. Η λογική πορεία ανάπτυξης περιλαμβάνει την τοποθέτηση του ΕΚΕΜΣ στο χρόνο με μία σύντομη περιγραφή της εξελικτικής του πορείας ενώ παράλληλα, για την καλλιέργεια του εδάφους προβληματισμού με εμπορικούς όρους, πραγματοποιείται παρουσίαση της υφιστάμενης δομής, των λειτουργιών και του κανονιστικού πλαισίου τα οποία καθορίζουν και χαρακτηρίζουν όλες της δραστηριότητες του κέντρου. Με βάση τα πρότυπα σύνταξης, αλλά και προκειμένου να τεθούν οι ακαδημαϊκές βάσεις που υποστηρίζουν την παρούσα ανάλυση, παρατίθεται το θεωρητικό υπόβαθρο το οποίο διέπει την εγκατάσταση, λειτουργία και παραμετροποίηση αντίστοιχων συστημάτων. Συνεχίζοντας την θεωρητική τοποθέτηση, στο επίπεδο του ΕΚΕΜΣ ωστόσο στην προκειμένη περίπτωση, παρουσιάζεται η δομή και το περιεχόμενο μιας τυπικής συμφωνίας συνεργασίας μεταξύ του ΕΚΕΜΣ και των συνεργαζόμενων με αυτό επιχειρήσεων. Σκοπός είναι η ανάλυση των αμφίδρομων συμβατικών υποχρεώσεων οι οποίες αποτελούν και ένα σημαντικό τμήμα του σκελετού για τη δόμηση των λειτουργιών του συστήματος. Έχοντας καθοριστεί η φιλοσοφία λειτουργίας της κεντρικής αποθήκης και τεθεί οι βάσεις των απαιτήσεων στις οποίες καλούνται να ανταποκριθούν οι προς σχεδίαση και υλοποίηση διαδικασίες, ακολουθεί το βασικό αντικείμενο της παρούσας έρευνας που αφορά στην κατάλληλη, πλέον, παραμετροποίηση του ERP συστήματος. Η παραμετροποίηση αυτή αποδείχθηκε πολυδιάστατη διαδικασία και για τις ανάγκες ανάπτυξης της εργασίας παρουσιάζεται σε τρία επίπεδα, ανάλογα με τις βασικές λειτουργίες και τα τμήματα της αποθήκης που αφορά. Πιο συγκεκριμένα: Την Επιτροπή Παραλαβών. Διαχειριστές Εφοδίων. Ταμείο Μονάδων. Τέλος, πρέπει να αναφερθεί ότι κατά την έκταση της εργασίας πραγματοποιείται μνεία σε αναγκαίες αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν στις ίδιες τις διαδικασίες του ΕΚΕΜΣ, παράλληλα με την παραμετροποίηση του ERP, προς επίτευξη του ποιοτικότερου δυνατού αποτελέσματος. Κλείνοντας, παρουσιάζονται τα συμπεράσματα της εργασίας, υπό μορφή αποτελεσμάτων εκ της υλοποίησης τόσο της παραμετροποίησης του ERP συστήματος όσο και του εν γένει εκσυγχρονισμού των διαδικασιών της κεντρικής αποθήκης του ΕΚΕΜΣ.