Λεπτομερής καταγραφή και ανάλυση λειτουργιών γραμματείας ψηφιακών συστημάτων

Abstract

Ένα από τα σημαντικότερα θέματα τόσο της διοικητικής επιστήμης όσο και των επιχειρήσεων τα τελευταία χρόνια, είναι η ολοκλήρωση και ο συντονισμός των διαδικασιών λειτουργίας κάθε είδους επιχείρησης και οργανισμού, με στόχο την αναδιοργάνωσή της. Για να επιτευχθεί αυτό, είναι απαραίτητη η μοντελοποίηση των διαδικασιών της επιχείρησης (business process modeling). Καθώς η μοντελοποίηση διαδικασιών πάντοτε ήταν ο πυρήνας όχι μόνο του σχεδιασμού μεθόδων οργάνωσης και παραγωγής αλλά και της ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων, η εφαρμογή της διαδίδεται με ραγδαίους ρυθμούς στον σύγχρονο βιομηχανικό και επιχειρηματικό τομέα. Στόχος της δεν είναι μόνο η περιγραφή των διαδικασιών, αλλά κυρίως η ανάλυση και η βελτιστοποίησή τους (business process reengineering). Στην παρούσα διπλωματική εργασία επιχειρείται η λεπτομερής καταγραφή και ανάλυση λειτουργιών της Γραμματείας Ψηφιακών Συστημάτων του Πανεπιστημίου Πειραιώς, δηλαδή η μοντελοποίηση των διαδικασιών της, με στόχο την περαιτέρω αναδιοργάνωσή τους, έτσι ώστε αυτές να εκτελούνται με το δυνατόν λιγότερο κόστος και διάρκεια, αλλά ακόμα και πόρους. Στην παρούσα μελέτη χρησιμοποιούνται Μοντέλα Ανάλυσης Δραστηριοτήτων Βάσει Λειτουργιών, τα οποία στηρίζονται στην οργανωτική διάρθρωση της Γραμματείας στα διάφορα λειτουργικά τμήματα που τη συνιστούν και αναπαριστά όλες τις εργασίες που διεξάγονται σε αυτά, καθώς και σε άλλα τμήματα που έρχονται σε επαφή με τη Γραμματεία για την ολοκλήρωση αυτών των διαδικασιών. Για την δημιουργία των προαναφερθέντων μοντέλων χρησιμοποιήθηκε η τεχνική μοντελοποίησης Integration Definition for Function Modeling 0 (IDEF0), Integration Definition for Function Modeling 3 (IDEF3), καθώς και η τεχνική Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων-ΔΡΔ (Data Flow Diagrams-DFDs). Για την αναδιοργάνωση των επιχειρηματικών διαδικασιών χρησιμοποιήθηκε η επιλογή των διαδικασιών αυτών που μέσω της αναδιοργάνωσής τους θα υπήρχε σημαντική μείωση της διάρκειας εκτέλεσής τους αλλά και ποιοτική βελτίωση στην εκτέλεση αυτή βάση καθορισμένων παραγόντων.