Ανάπτυξη και εφαρμογή μεθοδολογίας activity based costing σε πάροχο 3PL Services – DODOS Α.Ε.

Abstract

Παρατηρώντας το σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον σε παγκόσμια κλίμακα, γίνεται σαφές ότι ο ανταγωνισμός μεταξύ των επιχειρήσεων ολοένα και αυξάνεται. Οι εταιρείες πλέον καλούνται να πετυχαίνουν περισσότερα με λιγότερους πόρους. Στα πλαίσια αυτής της απαίτησης, η τάση είναι, όλες οι μη κρίσιμες δραστηριότητες να ανατίθενται σε τρίτους με σκοπό την επίτευξη σημαντικών κοστολογικών πλεονεκτημάτων (outsourcing). Πολλές εταιρείες, προσδοκούν από τους διευθυντές του κυκλώματος των logistics και ιδιαίτερα των αποθηκών να πετύχουν περισσότερα με όλο και λιγότερους πόρους, ενώ ταυτόχρονα να παραμείνουν ευχαριστημένοι οι πελάτες τους διατηρώντας το κόστος σε χαμηλά επίπεδα. Αναφορικά με το κύκλωμα Logistics, η διοίκηση στοχεύει στη μείωση του χρόνου εκτέλεσης των παραγγελιών και στη διατήρηση μικρότερου αριθμού αποθεμάτων διατηρώντας παράλληλα το επίπεδο της εξυπηρέτησης. Με αυτά τα δεδομένα, εγείρονται ορισμένα ερωτήματα και διαφαίνονται σημαντικές προκλήσεις για την διοίκηση της κάθε επιχείρησης. Είναι προτιμότερο να επενδυθούν χρήματα σε νέο εξοπλισμό ή νέες εγκαταστάσεις αποθηκών με πρόσθετη χωρητικότητα; Θα ήταν αποδοτικότερο να δαπανηθούν κεφάλαια για κύριες δραστηριότητες όπως η παραγωγή (core business); Πως θα αυξηθεί η ευελιξία και ταυτόχρονα η παραγωγικότητα; Όλο και περισσότερες εταιρείες διαχειρίζονται τις παραπάνω προκλήσεις με την χρησιμοποίηση τρίτων για το κύκλωμα Logistics (3PL-Third Party Logistics Services). Με αυτόν τον τρόπο οι επιχειρήσεις εξοικονομούν χρήματα από την in-house αποθήκευση και διανομή ενώ παράλληλα εκμεταλλέυονται την τεχνογνωσία του παρόχου υπηρεσιών 3PL. Στην Ελλάδα, οι εταιρείες παροχής τέτοιων υπηρεσιών εκσυγχρονίζονται και καλύπτουν όλο και μεγαλύτερες απαιτήσεις ωστόσο, υπάρχουν ακόμη σημαντικά περιθώρια βελτίωσης των υπηρεσιών τους, εως ότου φτάσουν τα διεθνή standards. Η αγορά third party είναι αρκετά νέα και οι εταιρείες έχουν λίγα στοιχεία benchmarking για να κάνουν συγκρίσεις. Η παρούσα διπλωματική εργασία έχει ως στόχο την κοστολόγηση των διαδικασιών της αποθήκης ενός τέτοιου παρόχου υπηρεσιών 3PL, καθώς είναι ένα εγχείρημα με εξαιρετικό ενδιαφέρον, τα αποτελέσματα του οποίου μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντική αναδιοργάνωση. Η μέθοδος που ακολουθήθηκε είναι η κοστολόγηση βασισμένη σε διαδικασίες (Activity Based Costing). Αντικείμενο αυτής της μεθόδου είναι ο αποτελεσματικότερος έλεγχος και διαχείριση του συνολικού κόστους μιας εταιρείας, με την χρήση σύγχρονων τεχνικών και μεθοδολογιών. Μέσω του ορθού ελέγχου παρακολούθησης και επιμερισμού του συνολικού κοστους της εταιρείας καθίσταται δυνατή η πιο ορθολογική κοστολόγηση προϊόντων, πελατών και υπηρεσιών. Με τη πλήρη εφαρμογή των τεχνικών του ABC παρέχεται η απαραίτητη πληροφόρηση στη Διοίκηση σχετικά με την κερδοφορία (P/L – Profit/Loss) τόσο των προϊόντων, όσο και των πελατών, όπως επίσης και των επιμέρους διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα. Ουσιαστικά, ο στόχος ενός έργου ABC, είναι η συστηματική και ορθολογικότερη παρακολούθηση καθώς και ο έλεγχος των διαφόρων στοιχείων κόστους που απορροφά η επιχείρηση κατά τη δραστηριοποίησή της. Με την ολοκλήρωση της μελέτης είναι δυνατή η παροχή της απαιτούμενης πληροφόρησης για τη λήψη αποφάσεων αναδιοργάνωσης προς την κατεύθυνση αύξησης της κερδοφορίας της επιχείρησης και αποδοτικότερης λειτουργίας. Τόσο η έννοια του παρόχου υπηρεσιών 3PL, όσο και αυτή του Activity Based Costing, αναλύονται εκτενώς σε ξεχωριστά κεφάλαια στην παρούσα εργασία. Η μελέτη που εκπονήθηκε, βασίστηκε σε στοιχεία αποθήκης 3PL η οποία βρίσκεταιι στα Οινόφυτα Βοιωτίας και εδρεύει στη Θεσσαλονίκη, ενώ επικεντρώθηκε αποκλειστικά στην αποθήκευση και όχι στη διανομή. Ο αποθηκευτικός χώρος της εταιρείας έχει συνολική έκταση 19,206 m2. Την παρούσα χρονική στιγμή, η αποθήκη εξυπηρετεί 17 αποθέτες και απασχολεί συνολικά 56 εργαζομένους. Ειδικότερα, 19 άτομα είναι προσωπικό έμμεσης εργασίας, 16 είναι προσωπικό άμεσης εργασίας ενώ 21 άτομα αποτελούν σωματειακό προσωπικο άμεσης εργασίας. Το σωματειακό προσωπικό δεν ανήκει στους μόνιμους υπάλληλους της εταιρείας και δεν απασχολούνται όλοι σε καθημερινή βάση, αλλά σύμφωνα με τις ανάγκες που πρέπει να καλυφθούν. Τα στοιχεία που συγκεντρώθηκαν αφορούσαν το διάστημα από 01.10.2015 έως 31.10.2015. Για την συγκέντρωση των στοιχείων χρησιμοποιήθηκαν έντυπα που συμπληρώνονταν από όλους τους εργαζομένους σε καθημερινή βάση. Προκειμένου να εξασφαλιστεί η ορθότητα και η εγκυρότητα καθώς και η αξιοπιστία των στοιχείων των συμπληρωμένων εντύπων, πραγματοποιήθηκαν ατομικές συναντήσεις με τον κάθε εργαζόμενο, έτσι ώστε να αποσαφηνιστούν οι όποιες απορίες. Στη συνέχεια, έγιναν δυο δοκιμαστικές συμπληρώσεις από τον κάθε έναν πριν την έναρξη της μελέτης, εντοπίστηκαν οι αδυναμίες, και με τη βοήθεια των υπευθύνων των επιμέρους τμημάτων, δόθηκαν οι κατάλληλες διευκρινίσεις. Τα συμπληρωμένα έντυπα συλλέγονταν από τους υπέυθυνους των τμημάτων και δυο με τρεις φορές την εβδομάδα γίνονταν συγκέντρωση αυτών με επίσκεψη στις εγκαταστάσεις της αποθήκης. Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, γινόταν καταμέτρηση και έλεγχος όσων είχαν συμπληρωθεί, διαστάυρωση των ώρων εργασίας που είχαν αποτυπωθεί στο έντυπο με αυτά της διοίκησης, ενημέρωση για τις δικαιολογημένες απουσίες/άδειες των εργαζομένων καθώς και συζητήσεις με τους υπεύθυνο του κάθε τομέα. Σε περίπτωση που υπήρχαν ανακρίβειες ή σημεία που έχρηζαν επεξήγησης, υπήρχε επιτόπεια συνάντηση με τον υπάλληλο και άμεση επίλυση των εκκρεμοτήτων. Στη συνέχεια, τα δεδομένα που συγκεντρώθηκαν, καταχωρήθηκαν σε ηλεκτρονικό υπολογιστή και συγκεκριμένα σε λογισμικό επεξεργασίας υπολογιστικών φύλλων, και η επεξεργασία τους έγινε σύμφωνα με την μεθοδολογία ABC που προαναφέρθηκε. Τα αποτελέσματα της μελέτης παρουσιάστηκαν στην εταιρεία στις 02.12.2015 όπου και έγιναν οι βελτιωτικές προτάσεις και συζητήθηκαν τα εναλλακτικά σενάρια για την αποδοτικότερη λειτουργία της αποθήκης και την εφαρμογή πρακτικών και ουσιαστικών λύσεων. Στα κεφάλαια της παρούσας διπλωματικής εργασάις που ακολουθούν, θα δοθεί αναλυτική περιγραφή των εννοιών του παρόχου υπηρεσιών 3PL και του Activity Based Costing ενώ θα ακολουθήσει αναλυτική παρουσίαση της μελέτης και των συμπερασμάτων αυτής.